ISAD (G)

Que normaliza, finalidad e importancia

Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivistitas. Debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales.

La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

Las Reglas de la Norma nos proporcionan las herramientas necesarias para una descripción archivistita normalizada. Estas reglas tienen un doble objetivo:
1. Ofrecer una estructura de ficha (formato) común. Para ello aisla 26 elementos de información (campos) esenciales, agrupados en 7 áreas y proporciona reglas sobre la forma de consignar esos elementos
2. Presentar la información en su contexto, mediante la descripción multinivel.


Este conjunto de reglas generales para la descripción archivistita forma parte de un proceso dirigido a:
- Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explicitas.
- Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo
- Compartir los datos de autoridad
- Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información

AREAS

1. Área de identificación (contiene la información esencial para identificar la unidad de descripción)
2. Área de contexto (contiene la información relativa al origen y custodia de la unidad descriptiva)
3. Área de contenido y estructura (contiene la información relativa al objetivo y organización de la unidad de descripción)
4. Área de acceso y utilización (contiene la información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción)
5. Área de documentación asociada (contiene la información relativa a aquellos documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción)
6. Área de notas (contiene información especial y aquella otra que no ha podido incluirse en ninguna de las demás áreas)
7. Área de control de la descripción (contiene información relativa al cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción archivística)