ISAAR-CPF

Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias

Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan
descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.

Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para:
a. describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico; y/o
b. controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas;
c. documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen.

La norma complementaria a este documento, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, permite la integración de esta información contextual en cualquier nivel dentro de la descripción archivística.


Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos. Está pensada para que se utilice conjuntamente con las normas nacionales existentes, o como base para desarrollar normas nacionales.

El objetivo primordial de esta norma es sentar las reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su producción, de forma que permitan:
- el acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción de su contexto de
producción que está relacionada con las descripciones de los propios documentos, con frecuencia diversos y físicamente dispersos;
- la comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la producción y la utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su significado y
trascendencia;
- la identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la descripción de las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información relativa al cambio
administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y
familias; y
- el intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.

Un registro de autoridad de archivos que cumpla esta norma también puede servir para controlar la forma del nombre e identidad de cualquier institución, persona o familia citada en
cualquier punto de acceso relacionado con la unidad de descripción archivística.


Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en
cuatro áreas de información:

1. Área de identificación
(en la que se incluye la información que identifica unívocamente a la entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado).
2. Área de descripción
(en la que se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividades
de la entidad que se está describiendo).
3. Área de relaciones
(en la que se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias).
4. Área de control
(en la que se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la información
necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el registro de autoridad).