ISAAR-CPF

Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias

Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan
descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.

Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para:
a. describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico; y/o
b. controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas;
c. documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen.

La norma complementaria a este documento, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, permite la integración de esta información contextual en cualquier nivel dentro de la descripción archivística.


Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos. Está pensada para que se utilice conjuntamente con las normas nacionales existentes, o como base para desarrollar normas nacionales.

El objetivo primordial de esta norma es sentar las reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su producción, de forma que permitan:
- el acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción de su contexto de
producción que está relacionada con las descripciones de los propios documentos, con frecuencia diversos y físicamente dispersos;
- la comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la producción y la utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su significado y
trascendencia;
- la identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la descripción de las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información relativa al cambio
administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y
familias; y
- el intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.

Un registro de autoridad de archivos que cumpla esta norma también puede servir para controlar la forma del nombre e identidad de cualquier institución, persona o familia citada en
cualquier punto de acceso relacionado con la unidad de descripción archivística.


Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en
cuatro áreas de información:

1. Área de identificación
(en la que se incluye la información que identifica unívocamente a la entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado).
2. Área de descripción
(en la que se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividades
de la entidad que se está describiendo).
3. Área de relaciones
(en la que se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias).
4. Área de control
(en la que se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la información
necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el registro de autoridad).

ISAD (G)

Que normaliza, finalidad e importancia

Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivistitas. Debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales.

La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

Las Reglas de la Norma nos proporcionan las herramientas necesarias para una descripción archivistita normalizada. Estas reglas tienen un doble objetivo:
1. Ofrecer una estructura de ficha (formato) común. Para ello aisla 26 elementos de información (campos) esenciales, agrupados en 7 áreas y proporciona reglas sobre la forma de consignar esos elementos
2. Presentar la información en su contexto, mediante la descripción multinivel.


Este conjunto de reglas generales para la descripción archivistita forma parte de un proceso dirigido a:
- Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explicitas.
- Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo
- Compartir los datos de autoridad
- Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información

AREAS

1. Área de identificación (contiene la información esencial para identificar la unidad de descripción)
2. Área de contexto (contiene la información relativa al origen y custodia de la unidad descriptiva)
3. Área de contenido y estructura (contiene la información relativa al objetivo y organización de la unidad de descripción)
4. Área de acceso y utilización (contiene la información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción)
5. Área de documentación asociada (contiene la información relativa a aquellos documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción)
6. Área de notas (contiene información especial y aquella otra que no ha podido incluirse en ninguna de las demás áreas)
7. Área de control de la descripción (contiene información relativa al cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción archivística)